「各部署から届いたExcelを、一つのマスターファイルにコピペするだけで午後が終わってしまった……」
部署や支店が多い組織の管理担当者にとって、最も苦痛なのがこの「集計・統合」の作業です。
ファイルごとに項目の位置がズレていたり、古いフォーマットで送られてきたり。やっとの思いで一つにまとめても、翌日には「修正版」が送られてきて、またやり直し。
なぜ、これほどまでにチェックシートの統合は面倒なのでしょうか。今回は、バラバラのExcel管理から脱却し、部署を跨いだ管理を劇的にスムーズにするための「3つのコツ」をご紹介します。
1. 「送ってもらう」のをやめて、「見に行く」運用に変える
Excel管理の一番の問題は、データが「各担当者の手元」にあり、メールやチャットで「送ってもらわないと中身が見えない」点にあります。
この「待ち」の時間と「集める」手間をなくすには、最初から「一つの場所に全員が書き込む」仕組みが必要です。
クラウド型の管理システム『マモリス』なら、管理者は配布したシートの回答状況をリアルタイムで確認できます。
各部署からの提出を待ってファイルを統合する必要はありません。管理画面を開いたその瞬間、すでに全部署のデータが統合された「マスターデータ」が完成しているからです。
2. テンプレートを「共有」して、データの型を揃える
集計が大変な理由の多くは、各部署で勝手にExcelの列を増やしたり、書式を変えたりしてしまうことにあります。
部署を跨いだ管理を成功させるコツは、「本部が作った標準テンプレート」を正しく使わせることです。
マモリスでは、システム管理者が作成したテンプレートを一括で各部署に配布できます。
回答者は決められた設問に答えるだけ。データの「型」が最初から揃っているため、集計後の加工やズレの修正といった無駄な作業が一切発生しません。
3. 「複数管理者」でチェックの責任を分散する
すべての回答を本部の人間一人がチェックするのは、物理的に限界があります。かといって、各部署に任せきりでは管理が形骸化してしまいます。
そこで有効なのが、「階層的な管理体制」の構築です。
マモリスの「複数管理者」機能を活用すれば、「各部署のリーダー」に自分の部署の回答だけを管理・督促する権限を与え、本部の「全体管理者」は全社的な進捗や異常値だけをチェックする、といった運用が可能です。 部署を跨いだ管理とは、一人が全てを背負うことではなく、システムを使って「正しく責任を分散すること」なのです。
現場の「報告」を、組織の「資産」に変えるために
バラバラのExcelファイルをまとめる作業は、誰にとっても生産的な時間ではありません。
その時間を、「なぜこの部署は未回答が多いのか？」「なぜこの項目で不備が出ているのか？」といった、現場を改善するための分析や対話に充てるべきです。
管理のやり方を変えるだけで、組織全体のスピード感は驚くほど変わります。
まとめ
「ファイルを1つにまとめる作業」は、本来システムがやるべき仕事です。
バラバラのExcelに振り回されるのはもう終わりにして、部署を跨いだスマートな管理体制へシフトしませんか？