生成AIの社内利用状況調査｜アンケート設問例と回収・確認の進め方

社内で生成AIを使う場面が広がっています。ただ、利用のルールを作っても、実際に誰が、どのサービスを、どんな情報を入れて使っているかは、ルールを作っただけでは見えてきません。

この記事は、社内の生成AI利用状況を利用者からの申告で棚卸しするアンケート（調査票）について、設問例と、回答を回収・確認して記録に残す進め方に絞ります。ルール文書に何を書くかという項目の話ではなく、確認する側（情報システム部門・コンプライアンス部門・総務部門など）が、利用状況の調査をどう回すかを扱います。ここで集められるのは利用者からの申告であり、実際の利用を技術的に監視するものではありません。この違いは記事の後半で改めて触れます。

ルールを作ることと、実態を把握することは別の作業です。ルールは「これから守ってほしい基準」を定める文書で、棚卸しは「今この会社で生成AIが実際にどう使われているか」を回答として集める作業です。ルール文書の作り方と決める項目は生成AIの社内利用ルールの作り方にまとめているため、この記事では実態の調査に絞ります。

社内のAI利用に関する確認は、次の3つが混ざりがちです。まず分けておくと、回答者も判断も設計しやすくなります。

• ルールの受領確認：ルールを読んだかを対象者に確かめる
• 利用状況の棚卸し：今どのサービスをどう使っているかを回答してもらう
• 新規・例外利用の申請：これから使いたい人が事前に申請する

回答者もタイミングも判断方法も違うため、同じシートに混ぜると回答も判断も重くなります。この記事が扱うのは、真ん中の「利用状況の棚卸し」です。

棚卸しの前に、誰に配り、何を1件の回答とするかを決めます。ここで運用の重さが変わります。

回答者は、ルールの適用対象者を基本にします。正社員だけでなく、派遣社員や業務委託者も含めて考えると見落としを防げます。初回は利用者を把握できていないことが多いため、適用対象者へ広く配ります。変更時は既存の利用者・部門から、定期は前回の利用者を中心に新規利用の有無もあわせて尋ねます（時期の分け方は後述します）。

対象に含めるAIは、単体の生成AIサービスだけではありません。会議ツール、IDE、文章作成ソフトなどに組み込まれたAI機能も対象に含めると明記しておくと、見落としを防げます。

1回答の単位は、1サービスを基本にします。1人が複数の生成AIサービスを使っている場合は、サービスごとに利用目的、入力する情報、出力物の使用先を分けて回答できるようにします。同じサービスでも、社内資料の要約と顧客へ提出する文章の作成では判断が異なるため、必要に応じて用途単位でも分けます。

初回調査では、「利用していない」という回答欄も設けます。こうすると、まだ回答が返っていない状態と、使っていないという回答を区別できます。

共有アカウントや部門契約は、個人ではなく部門の単位で回答してもらうと、誰の利用か分からない状態を避けられます。

棚卸しで集めるのは、ルールに決める項目ではなく、利用の実態を表す情報です。ここで、利用者・部門が回答できる事実と、管理側が確認する事項を分けておきます。たとえば契約プランだけでは入力データの扱いまで判断できず、利用者自身がプランを把握していないこともあるためです。

利用者・部門に回答してもらう設問例

初回の調査で使う設問の例です。1回答は前の章のとおり1サービス（必要に応じて1用途）を単位にします。質問文と選択肢は編集部が提案する運用例で、公的な調査票ではありません。自社のルールや対象に合わせて言い換えてください。

設問Q1：利用の有無

• 質問文：業務で、生成AIのサービス、またはほかのツールに組み込まれたAI機能（会議の要約、文章の自動作成など）を使っていますか。
• 回答形式：単一選択
• 選択肢：使っている／使っていない／当てはまるか分からない
• 回答例：使っている
• 管理側の確認：「使っていない」も1件の回答として記録し、未回答と区別する。「分からない」は対象の例を示して追加確認する。使っていない人が回答を終えられるよう、Q2以降は必須にしない

設問Q2：サービス名・AI機能名

• 質問文：使っているサービス名、またはAI機能の名前を書いてください。正式な名称が分からなければ、画面に表示される名前で構いません。
• 回答形式：記述（1行）
• 選択肢：なし（記述で回答）
• 回答例：（架空）「〇〇チャット」／Web会議ツールの自動議事録機能
• 管理側の確認：名称のゆれをそろえ、会社が契約・許可しているサービスの一覧と照らす

設問Q3：アカウントの種類

• 質問文：そのサービスは、どのアカウントで使っていますか。
• 回答形式：単一選択
• 選択肢：会社が契約・発行したアカウント／個人で登録したアカウント（無料・有料を問わない）／部門で共有しているアカウント／分からない
• 回答例：個人で登録したアカウント
• 管理側の確認：「個人」「共有」「分からない」は、契約一覧・アカウント一覧と照らして追加確認の対象にする

設問Q4：利用している業務

• 質問文：どの業務で使っていますか。当てはまるものをすべて選んでください。
• 回答形式：複数選択（備考欄あり）
• 選択肢：文章の下書き・校正／要約・翻訳／調査・情報収集／プログラムの作成・確認／資料・画像の作成／その他（備考に記入）
• 回答例：要約・翻訳、その他（備考：問い合わせメールの返信案）
• 管理側の確認：業務の内容に応じて、Q5・Q6で確認する範囲を決める

設問Q5：入力した情報の種類

• 質問文：入力したことがある情報の種類を、すべて選んでください。実際の内容（顧客名や文書の本文など）は書かないでください。
• 回答形式：複数選択
• 選択肢：公開済みの情報／社外秘の社内資料／顧客・取引先から預かった情報／個人情報（従業員の情報を含む）／契約書・設計書・ソースコードなど機密性の高い資料／種類を判断できない情報もある
• 回答例：社外秘の社内資料、個人情報
• 管理側の確認：個人情報や機密性の高い資料を含む回答は、Q3のアカウントの種類と契約条件をあわせて判断する。「種類を判断できない情報もある」はほかの選択肢と一緒に選べる選択肢とし、選ばれた場合は情報区分の例を示して追加確認する

設問Q6：出力の使用先

• 質問文：AIの出力を、どこで使っていますか。当てはまるものをすべて選んでください。
• 回答形式：複数選択（備考欄あり）
• 選択肢：自分の作業メモ／社内向けの資料・連絡／社外へ提出・公開する文書／製品やシステムへの組み込み／その他
• 回答例：社外へ提出・公開する文書
• 管理側の確認：社外への提出や組み込みがある場合は、出力を人が確認してから使っているかを追加で聞く

設問Q7：申請・承認の状況

• 質問文：この利用について、社内の申請・承認を受けていますか。
• 回答形式：単一選択
• 選択肢：承認を受けた／申請中／社内ルール上、申請は不要／申請が必要だが、まだ申請していない／申請が必要か分からない
• 回答例：申請が必要か分からない
• 管理側の確認：「申請は不要」は、社内ルールで申請の対象外に当たるかを管理側で確かめる。「申請が必要か分からない」は、先に社内ルールで要否を確かめ、必要な場合に申請手続きへ案内する。「申請が必要だが、まだ申請していない」は、追加確認の表（後述）に沿って扱う

設問Q8：学習利用の設定

• 質問文：入力した内容がサービスの学習やサービス改善に使われる設定について、知っている範囲で選んでください。
• 回答形式：単一選択（備考欄あり）
• 選択肢：学習に使われない設定になっていることを自分で確認した（確認した画面や資料を備考に）／学習に使われる設定になっている／会社の管理者が設定していると聞いている／分からない
• 回答例：分からない
• 管理側の確認：回答者に断定させず、契約条件や管理者設定は管理側が確認する（次の表）。「分からない」を不備として扱わない

設問Q9：保存先・保存期間

• 質問文：入力した内容や出力が、どこに、どのくらいの期間保存されるかについて、知っている範囲で選んでください。
• 回答形式：単一選択（備考欄あり）
• 選択肢：自分で確認した（内容を備考に）／会社の管理者が管理していると聞いている／分からない
• 回答例：会社の管理者が管理していると聞いている
• 管理側の確認：Q8と同じく、保存先・保存期間は管理側が契約条件や設定で確認する。「分からない」を不備として扱わない

設問Q10：判断に迷っていること

• 質問文：使い方で判断に迷っていることがあれば書いてください。
• 回答形式：記述（複数行）・任意
• 選択肢：なし（記述で回答）
• 回答例：顧客からの問い合わせ文を要約に使ってよいか分からない
• 管理側の確認：相談・追加確認の対象にする

初回の調査では、利用頻度と前回からの変更点は聞いていません。まず利用の有無と使い方を把握することを優先し、この2つは定期の確認で加えます。入力した情報の中身そのもの（顧客名や文書の本文など）は回答欄に書いてもらわず、種類だけを選んでもらいます。調査票の回答に機密情報や個人情報が混ざり、管理すべき保管先が増えるのを避けるためです。

管理側で確認する情報

管理側で確認する情報	用途
正式なサービス提供者・契約プラン	申告と実際の契約を突き合わせる
入力内容が学習やサービス改善に利用される条件	データの扱いを確認する
保存期間や削除条件	情報が残る範囲を確認する
管理者機能・ログの有無	管理できる範囲を把握する
契約責任者・管理責任者	問い合わせ先を明確にする

申告との突き合わせは、Q2・Q3の回答（サービス名とアカウントの種類）を、契約一覧や管理画面のアカウント一覧と照らすところから始めます。Q8・Q9で「分からない」と答えた利用者がいても、契約条件や管理者設定を管理側で確認できれば、回答者に調べ直してもらう必要はありません。ただし、突き合わせて分かるのは申告と契約・設定が一致しているかどうかで、実際にどの情報が入力されたかや、ルールが守られているかまでは確かめられません（後述）。

この設問例は、1つの部署の数名に配る小さな調査から試せます。マモリスでは、調査を行う側が無料プランに登録して1つのチェックシートに設問を作り、社員はログインせずにURLから回答します。試し方は記事の後半で説明しています。

回答を集めた後は、一つずつ判断していきます。判断の区分をあらかじめ決めておくと、担当者による差が出にくくなります。

• 申告内容確認済み：申告の内容が基準を満たしている
• 追加確認が必要：情報が足りず、確認してから判断する
• 条件付きで継続可：設定変更などを前提に認める
• 是正・承認手続きが必要：申請や設定の是正を経てから続ける
• 利用停止：基準を満たさず、いったん止める
• 責任者の判断へ：現場で決められず、上位へ上げる

判断区分を決める前に、回答の状態に応じて追加確認の進め方を分けておきます。次の表は編集部が提案する運用例です。

回答の状態	追加確認の進め方	向かう判断区分の目安
Q1で「使っていない」	原則として追加確認は不要。組み込み型のAI機能も対象に含むことを設問で説明したかを見直し、次の定期の確認で改めて尋ねる	申告内容確認済み
Q1で「当てはまるか分からない」	対象になるAI機能の例を示して、回答の追記を依頼する（差し戻し）	追加確認が必要
アカウントの種類や設定が「分からない」（Q3・Q8・Q9）	回答者に調べさせず、管理側が契約一覧や管理画面で確認する。確認できなければ、契約責任者に問い合わせる	追加確認が必要（確認後にいずれかへ）
Q1で「使っている」と答えた人の、Q2〜Q9の一部が空欄、または記述があいまい（例：Q5で選んだ情報の種類と、備考の説明が食い違う）	足りない設問に絞って差し戻し、選択肢や記入例を添えて追記を依頼する	追加確認が必要
個人アカウントで顧客情報や個人情報を入力していた	追加情報を確認するだけでなく、利用の停止や情報管理部門への報告が必要かを判断する	利用停止、または責任者の判断へ
入力内容が学習やサービス改善に利用されるか、利用者も管理側も確認できていない	契約条件・設定を確認してから判断する	追加確認が必要
Q7で「社内ルール上、申請は不要」	社内ルールで申請の対象外に当たるかを管理側で確かめる。対象だった場合は、回答者に伝えて申請手続きへ案内する	申告内容確認済み（対象外と確認できた場合）
Q7で「申請が必要か分からない」	管理側が社内ルールで申請の要否を確かめ、必要なら申請手続きへ案内する。不要なら、その旨を回答者に伝えて記録する	追加確認が必要（確認後にいずれかへ）
Q7で「申請が必要だが、まだ申請していない」	申告だけで一律に止めず、Q3・Q5の回答（アカウントの種類、入力した情報）とあわせて、社内ルールに沿って利用停止の要否、申請手続きへの移行、責任者の判断のどれに進めるかを決める	是正・承認手続きが必要、利用停止、または責任者の判断へ

Q1で「使っていない」と答えた人のQ2以降の空欄は、回答不足として扱いません。Q10は任意のため、空欄でも差し戻しません。

戻した理由を残しておくと、次回の確認が短くなります。

生成AIの利用は変化が速いため、確認を一度で終わりにはできません。ただ「毎回確認する」とだけ決めると、負担ばかり増えます。次の3つに分けると現実的です。

• 初回の棚卸し：今の利用実態を一度、全体として把握する
• 変更時の申告：承認済みサービスの用途・設定・入力する情報が変わったときに申告する
• 定期の確認：年1回や半年に1回など、前回からの差分を中心に確認する

新しいサービスを使い始める場合は、変更時の申告ではなく、新規利用の申請にあたります。両者を混ぜないよう、状況ごとに分けておきます。

• 承認済みサービスの用途・設定・入力情報が変わった：変更時の申告
• 新しいサービスを使い始めたい：新規利用の申請
• 棚卸しで、申請が必要なのに未申請の利用が見つかった：社内ルールに沿って、利用を止めるか、申請手続きへ移す（申請の要否が分からない回答は、先に要否を確かめる）

回答者が増えるほど、誰に送ったか、誰から返っていないか、どの回答がどの段階か（回答前・回答中・差し戻し中・確認済み）が追いにくくなります。回答、差し戻し、確認結果が別々の場所に分かれると、経緯を後からたどれなくなります。棚卸しを定期的に回すなら、依頼から確認までを同じ場所で扱える形にしておくと、未回答の放置や履歴の散逸を防げます。

ここは棚卸しの限界として、あらかじめ共有しておくべき点です。

棚卸しで把握できるのは、利用者や部門から申告された利用状況です。これに対する社内の判断と、依頼・回答・差し戻しの履歴が残ります。実際に個人アカウントを使っていないか、機密情報を入力していないか、すべての出力を確認しているかまでを、チェックシートだけで確認することはできません。

そのため、申告の結果は、管理画面、契約情報、アカウント一覧、アクセスログなど別の情報と組み合わせて見ます。チェックシートは、申告を集めて判断と経緯を残すための土台であり、それ自体が利用実態を保証するものではありません。

調査項目を設計する際は、AI事業者ガイドライン、個人情報保護委員会の注意喚起、文化庁の資料などを参考にできます。これらの資料は、自社の調査票や回答項目をそのまま定めたものではありません。AI事業者ガイドラインは、AIの開発・提供・利用に必要な取り組みの基本的な考え方を示す資料です。一方、個人情報や著作権の扱いには既存の法令が関係するため、必要に応じて法務・情報管理部門と確認します。各資料の位置づけと社内ルールへの反映方法は、前掲の記事にまとめています。

Q1. 委託先の生成AI利用も、同じ調査で確認してよいですか？

社内と委託先では、確認できる範囲と手段が異なります。委託先には、入力情報・利用サービス・再委託先での利用状況を確認します。具体的な確認項目は委託先のAI利用を確認するチェックリストにまとめています。

Q2. Excelやメールで棚卸しをすると、何が難しくなりますか？

回答、差し戻し、確認結果が別々の場所に分かれ、誰の確認がどの段階かを追いにくくなります。この点はチェックシートをデジタル化するときの注意点で扱っています。

Q3. 全員に配るべきですか、使う人だけでよいですか？

網羅性を優先するならルールの適用対象者へ広く、負担を抑えるなら利用者に絞る形になります。利用者に絞る場合は、対象をどう把握するかを別途決めておきます。共有アカウントや部門契約は、部門の単位で回答してもらうと実態を捉えやすくなります。

Q4. チェックシートで、実際の遵守まで確認できますか？

チェックシートで確認できるのは、申告と社内判断、その経緯です。実際の利用状況の技術的な確認は、管理画面やアクセスログなど別の情報と組み合わせて行います。

• AI事業者ガイドライン検討会（第1.2版）｜経済産業省
• 生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について｜個人情報保護委員会
• AIと著作権について｜文化庁

マモリスは、繰り返し発生するチェックシート業務を、作成・依頼・回収・確認・差し戻し・証跡保管まで通して扱えるツールです。この記事の設問例を試す場合は、全社へ配る前に、1つの部署の数名で回してみる方法があります。

1. 調査を行う管理側の担当者が、無料プランに登録します。回答する社員は登録やログインをせず、URLから回答します。
2. チェックシートを1つ作り、設問例から必要なものを選んで入力します。単一選択はラジオボタン、複数選択は備考欄つきのチェックボックス、記述はテキストまたはテキストエリアの設問で作れます。Q1のように回答を必ず求める設問は必須にし、各設問に記入例を添えられます。設問例は、自社のルールで使っている言葉や対象のサービスに合わせて直してから入力します。
3. 回答者を登録し、回答依頼メールを送ります。
4. 回答状況の一覧で未回答の人を把握し、届いた回答を確認します。情報が足りない回答は差し戻してコメントを残し、確認を終えた回答には確認済みのチェックを付けます。回答・確認・差し戻しの履歴はPDFで保存できます。

2026年10月26日時点の申込フォームでは、フリープランはチェックシート1個、管理者1人、回答者10人、ファイルストレージ0.1GB、回答依頼メールは初回1回です。全社への配布や定期的な依頼まで無料の範囲で回すことは想定せず、設問の分かりやすさと、回答の確認・差し戻しの流れを確かめる段階で使います。定期の確認に広げる段階では、繰り返し依頼（毎週・毎月・毎年）や前回回答を参考にしたプリセット、期限前のリマインドメール自動送信と一括催促も使えますが、回答者数や回答依頼メールの回数はプランによって上限が異なります。

申告を集めて判断と経緯を残す土台として使う前提で、ほかの管理情報と組み合わせて運用します。

設問例のうち自社で最初に聞きたいものを選んで1つのシートにすれば、回答の返り方と、確認・差し戻しにかかる手間を少人数で確かめられます。調査を行う側の登録だけで始められ、回答する社員の登録は要りません。