セキュリティチェック業務でマモリスができること｜作成・依頼・回収・確認まで

マモリスは、セキュリティチェックシートの作成から、回答依頼、回収状況の確認、催促、回答確認、差し戻し、履歴の保存、定期的な確認までを一つの流れで扱えるツールです。一方で、何を確認するか、どの回答を問題とみなすか、取引を進めるかどうかは、組織側で決めます。

この記事では、セキュリティチェック業務の各工程について、マモリスがシステムとして扱える範囲と、組織側で判断する範囲を分けて説明します。導入前後で業務がどう変わるかは別記事で扱うため、ここでは「機能が何を扱えるか」と「何を人が決めるか」に絞ります。

セキュリティチェック業務は、作成・依頼・回収・催促・確認・差し戻し・証跡・定期確認といった工程に分かれます。マモリスがどの工程で何を扱い、どこから先を組織側で決めるかを、工程ごとに並べると次のとおりです。

工程	マモリスで扱えること	組織側で決めること
作成	新規作成、テンプレートからの作成、設問形式、必須設定、記入例	何を確認するか、どの設問を使うか
依頼	回答者登録、回答依頼メール、ログイン不要の回答URL、回答期限	誰にいつ依頼するか
回収・催促	回答状況一覧、未回答管理、期限前リマインドメール、一括催促	どの時点で追加連絡するか
確認	回答内容の確認、確認済みチェック	どの回答を問題とみなすか
差し戻し	コメント記録、差し戻し、再提出依頼	何を修正・追加確認するか
証跡	PDF保存、回答・確認・差し戻しの履歴	何をどの目的で保存するか
定期確認	繰り返し依頼、過去回答プリセット	いつ・何を定期的に確認するか

この表は、マモリスの機能を工程に対応させたものです。業界共通の標準フローではなく、本記事で工程と機能を対応づけるための表です。

マモリスでは、テンプレートからチェックシートを作成することも、新規に作成することもできます。テンプレートは検索・プレビューができ、自社用に保存もできます。特定の取引向けや社内独自の確認など、テンプレートに合わない場合は新規作成を使います。

設問は7種類（ラジオボタン、チェックボックス、セレクトボックス、テキスト入力、テキストエリア、ファイル添付、URL入力）から選べ、設問ごとに必須設定ができます。記入例は設問単位で設定でき、チェックシート単位では資料URL・資料ファイル・YouTube URLをそれぞれ最大5件まで添付できます。

どの項目を確認するか、どの設問形式を使うかは、確認の目的に合わせて組織側で決めます。

依頼先は、回答者として登録できます。CSVインポートでまとめて登録することもできます。作成したチェックシートは回答者へ依頼でき、回答者はログイン不要の回答URLから回答できます。回答者側でマモリスのアカウント登録は必要ありません。

回答期限を設定でき、期限の管理ができます。指定日時に1回だけ依頼を予約する予約送信もあります（有料プラン、15分単位、繰り返し依頼とは別の機能）。誰にいつ依頼するかは、組織側で決めます。

回答の回収状況は、一覧で確認できます。未回答の回答者を管理できます。

催促には2つの機能があります。ひとつは期限前リマインドメールで、これは期限前の決まったタイミングで自動送信されます。もうひとつは一括催促で、回答前・回答中の回答者に対して、まとめて手動で送ります。どの時点で追加の連絡をするかは、組織側で決めます。

届いた回答は、内容を確認し、確認済みとしてチェックできます。内容に不足や疑問があれば、コメントを記録して差し戻し、再提出を依頼できます。

マモリスは、回答内容が正しいかどうかを自動で判定する機能ではありません。どの回答を問題とみなし、何を修正・追加確認するかは、確認する人が決めます。返ってきた回答をどの基準で確認するかは、セキュリティチェックシートの回答をどう確認するかで扱っています。

回答・確認・差し戻しの記録は履歴として残り、PDFとして保存することもできます。回答履歴・確認履歴・差し戻し履歴が保管されます。何をどの目的で保存するかは、組織側で決めます。

セキュリティチェックを定期的に行う場合は、繰り返し依頼を使えます。頻度は毎週・毎月・毎年から選べます。過去回答プリセットを使うと、前回の回答を初期値として設定できます。プリセットの対象はテキストと選択肢で、添付ファイルは引き継ぎの対象外です。

いつ・何を定期的に確認するかは、組織側で決めます。

マモリスは、セキュリティチェック業務の工程を扱うツールで、次のような判断そのものを代わりに行うものではありません。

• 何を確認すべきかという確認方針
• 回答内容が事実かどうか
• 取引先をよしとするかどうかの基準と判断
• リスクを受け入れるかどうかの判断
• 取引を進めるかどうかの最終判断
• 法令やISO・プライバシーマーク等への適合の判断
• 承認そのもの

これらは組織側で決めることです。マモリスは、確認や判断に必要な回答と履歴を集めて残す部分を扱います。

マモリスを使う前と使った後で、セキュリティチェック業務の進め方がどう変わるかは、マモリスを導入すると、セキュリティチェック業務はどう変わるかで、作成・依頼・催促・確認・履歴という工程に沿って扱っています。この記事では、その変化ではなく、各工程で扱える機能と組織側で決めることの分担を説明しました。

セキュリティチェック業務でマモリスが扱えるのは、作成・依頼・回収・催促・確認・差し戻し・証跡・定期確認という工程で、それぞれの機能を使って回答と履歴を集めて残すことです。何を確認するか、どの回答を問題とみなすか、取引を進めるかどうかは、組織側で決めます。

マモリスは、これらの工程をシステムで扱う部分を担い、判断そのものは人が行う——この分担を前提に使うツールです。

Q1. マモリスはセキュリティチェックシートを作るだけのツールですか？

作成だけでなく、回答依頼、回収状況の確認、催促、回答確認、差し戻し、履歴保存、繰り返し依頼までを扱えます。作成はそのうちの一工程です。

Q2. 催促メールは自動で送れますか？

期限前リマインドメールは、期限前の決まったタイミングで自動送信されます。これとは別に、回答前・回答中の回答者へまとめて送る一括催促があり、こちらは手動で送ります。

Q3. 回答内容をマモリスが自動判定しますか？

しません。回答の確認、確認済みチェック、差し戻し、コメント記録はできますが、回答が正しいかどうかの判定は行いません。どの回答を問題とみなすかは、確認する人が決めます。

Q4. 年1回のセキュリティチェックにも使えますか？

使えます。繰り返し依頼で毎週・毎月・毎年から頻度を選べ、過去回答プリセットで前回の回答を初期値として設定できます（テキスト・選択肢のみ、添付ファイルは対象外）。

Q5. 回答者はマモリスのアカウント登録が必要ですか？

必要ありません。回答者はログイン不要の回答URLを開いて回答できます。