マモリスを導入すると、セキュリティチェック業務はどう変わるか

セキュリティチェック業務のご相談で、「ツールを入れたら楽になりますか」という質問をよくいただきます。手作業が減り、管理がしやすくなるのは確かです。ただ、実際に導入した現場で起きる変化は、作業時間の増減だけではありません。この記事では、マモリスの導入前と導入後で、セキュリティチェック業務の進め方がどう変わるかを、作成、依頼、催促、確認、履歴という業務の流れに沿って見ていきます。

マモリスを導入すると、Excelやメールに分散していたチェックシートの作成、依頼、回収、催促、確認、差し戻しを一つの流れで扱えるようになります。回答内容を確認し、問題の有無を判断する仕事は残りますが、その前後にあるファイル管理や未回答者の把握、履歴の探索を減らし、回答済みと確認済みを分けて管理できます。

多くの現場では、導入前は次のような状態です。

Excelでチェックシートを作り、メールに添付して送ります。誰に送ったかは送信済みフォルダに、誰から返ってきたかは受信トレイと手元の名簿にあります。期限が近づいたら名簿を見ながら個別に催促し、回答に不備があればメールで指摘して、修正版のファイルを受け取ります。この時点で、同じ委託先のファイルが2つ3つと増えていきます。どこまで終わったか、どの指摘が未解決かは、担当者の頭の中にあります。

この状態でも、チェック業務は一応回ります。ただし、回っている理由はだいたい一つで、誰かが頑張っているからです。ファイルの管理、催促のタイミングの記憶、指摘事項の追跡。そのどれもが仕組みではなく個人の注意力で支えられているため、担当者が休んだ日、異動した日に、業務の全体像が誰にも分からなくなります。

マモリスを導入して最初に変わるのは、業務の見え方です。誰に依頼していて、誰が未回答で、期限はいつで、どこで止まっているか。こうした情報が、担当者の記憶ではなく回答状況の一覧として画面上で把握できるようになります。

確認する手段が「記憶と受信トレイ」から「一覧」に変わるだけでも、抜け漏れへの不安は小さくなります。ここから先の変化を、業務の工程ごとに見ていきます。

チェックシートの作成では、複数のテンプレートを検索・プレビューして、そのまま、または自社向けに編集して使えます。セキュリティチェックのほか、委託先管理、SaaS導入確認、個人情報取扱確認などのテンプレートがあります。調整した内容は自社テンプレートとして保存できるため、次回以降は前回の設問との食い違いを心配せずに済みます。

設問は、ラジオボタン、チェックボックス、セレクトボックス、テキスト入力、テキストエリア、ファイル添付、URL入力の7種類から選べます。選択式の設問には備考欄を追加でき、「該当なし」を選んだ理由を書いてもらう、といった設計ができます。設問ごとに必須設定ができるため、空欄のまま提出される事態も防げます。設問グループで構成を分けておけば、組織体制に関する設問、技術的対策に関する設問、というように、回答者が全体を見通しながら答えられます。

回答者を迷わせないための機能もあります。チェックシートには、資料URL、YouTube動画、資料ファイルをそれぞれ最大5件まで添付できます。設問には記入例を設定できるため、回答者が質問の意図や記入方法を理解するための情報をあらかじめ提示できます。「この設問は何を聞いているのか」という問い合わせ対応は、チェック業務の隠れた負担なので、依頼する側に説明を持たせられることの意味は小さくありません。

新規作成もできるため、特殊な取引や一時的な確認にも対応できます。結果として、「標準の確認」と「例外の確認」を分けて考えられるようになります。

回答者は個別登録のほか、CSVインポートでまとめて登録できます。依頼メールから届くURLを開くだけで回答できるため、委託先にアカウントを作ってもらう調整は不要です。

期限管理はここが変わります。依頼ごとに回答期限を設定すると、期限前にリマインドメールが自動送信されます。さらに、回答前・回答中の回答者へ催促メールをまとめて送る一括催促にも対応しています。名簿と受信トレイを突き合わせ、催促対象者を一人ずつ洗い出す作業を減らせます。導入前にこの作業へ使っていた時間を人件費として見積もる方法は、Excelでのチェックシート管理にかかる人件費は？運用コストの試算方法で扱っています。

セキュリティチェックでは、年次や定期的な更新確認を行う運用もあります。マモリスは繰り返し依頼に対応しており、毎週・毎月・毎年から頻度を選べます。前回回答のプリセットを有効にすると、テキストと選択肢の回答が初期値として表示されるため、回答者は変更のある箇所を中心に確認できます。なお、前回添付したファイルは引き継がれません。

導入前は、指摘はメール、管理はExcel、再回答は別ファイル、と情報が散らばりがちです。どの指摘が解決済みで、どれが返答待ちかを追うだけで時間が取られます。

マモリスでは、回答、確認、差し戻し、再提出が一つの流れとして記録されます。不備のあった項目を差し戻す際にはコメントを残せるため、「なぜ差し戻したのか」が本人以外にも分かります。回答内容の確認後は、ステータスを「確認済み」に変更できるため、「回答は届いたが中身をまだ確認していないもの」と「内容の確認まで終えたもの」を区別できます。回収済みと確認済みの区別は、Excel運用では最も曖昧になりやすい部分です。

導入して一番大きい変化は、ここかもしれません。誰が回答し、どの設問を確認し、どの点を差し戻したか。こうした経過は記録として残ります。どのような理由でその判断をしたのかを残したい場合は、差し戻しコメントや管理者向けの備考へ記載できます。回答内容はPDFとして保存できるため、監査や社内説明の際に、当時の回答状態を示す材料になります。

担当者が変わっても、過去の回答、確認状況、コメントを参照できるため、当時のやり取りをメールやファイルからゼロから追い直す場面を減らせます。

導入前は、「このチェックはあの人しか分からない」「あの人がいないと判断できない」という状態になりがちです。

導入後は、状況が一覧で共有され、やり取りの経過が履歴に残り、作成・依頼・催促・確認という作業が工程ごとに分かれるため、業務が一人に集中しにくくなります。属人化の解消は「担当者を責めて直す」ものではなく、個人の努力に頼らなくても回る仕組みに置き換えることで初めて進みます。

場面	導入前	導入後
作成	Excelファイルを複製・修正し、最新版を確認	テンプレートや複製を使って作成
依頼	メール添付、送付先は名簿などで管理	回答者登録・CSVインポート、ログイン不要URL
催促	未回答者を確認し、個別にメール送信	期限前のリマインドメール自動送信、一括催促
確認	回収済みと内容確認済みの区別が曖昧になりやすい	回答済み・確認済みをステータスで区別
差し戻し	メールや別ファイルで修正を依頼	コメントを添えて差し戻し、やり取りを記録
引き継ぎ	過去メールやファイルを探して状況を確認	回答内容・確認状況・コメント履歴を画面で参照

導入前は、どうしても「チェックを終わらせること」自体が目的になりがちです。回収率が100%になれば業務完了、という感覚です。

導入後は、回収までの手作業が減るぶん、追加確認が必要な回答はないか、回答内容に見落としはないか、過去のやり取りを踏まえて何を確認すべきか、といった中身を見る時間を取りやすくなります。チェックの結果が、作業の完了報告ではなく、リスクを判断するための材料として使えるようになります。

マモリスを導入すると、手作業が減り、管理がしやすくなります。ただ、それ以上に大きいのは、業務が見えること、経過が残ること、属人化しにくくなることです。

Excelとメールでも、理屈のうえでは同じことができます。委託先が数社で、確認も年1回であれば、Excelで十分に回る場合もあります。差が出るのは、委託先や確認の頻度が増えたときに、それを特定の誰かの努力に頼らずに続けられるかどうかです。セキュリティチェックを一時的な対応で終わらせず、業務として定着させたい場合に、マモリスは選択肢になります。

Q1. 導入すると、確認や判断の作業もなくなりますか？

なくなりません。回答の中身を確認し、問題の有無を判断する作業は導入後も残ります。減るのは、ファイルの管理、未回答の把握、催促、履歴を探す作業など、判断の前後にある手作業です。

Q2. 回答する委託先や社内メンバーの負担は増えませんか？

回答者はアカウント登録やログインをせず、依頼メールに記載されたURLから回答できます。下書き保存にも対応しているため、一度に回答を完了できない場合は、保存して後から続けられます。

Q3. 毎年同じセキュリティチェックを依頼しています。毎回作り直しになりますか？

なりません。繰り返し依頼（毎週・毎月・毎年から選択）に対応しています。前回回答のプリセットを有効にすると、テキストと選択肢の回答が初期値として表示されます（添付ファイルは引き継がれません）。

Q4. 催促はどのように行われますか？

回答期限を設定すると、期限前にリマインドメールが自動送信されます。回答前・回答中の回答者へまとめて催促メールを送る一括催促にも対応しています。

Q5. セキュリティチェック以外の業務にも使えますか？

使えます。委託先管理、SaaS導入確認、品質・安全チェック、法令遵守確認など、繰り返し発生するチェックシート業務全般に対応しています。