チェックシートの回収管理｜依頼前の準備から確認完了まで、管理表の記入例

委託先へのセキュリティ確認、協力会社への安全チェック、社内部署への点検依頼など、チェックシートを複数の相手に配ると、誰に依頼し、誰から回答が届き、どこまで内容を確認したかを追う仕事が生まれます。

この記事では、この回収管理を、依頼前の準備、管理表、期限までの進め方、回収後の確認の順に、記入例を使って説明します。

回収管理で手間が増えるのは、回収の中盤から終盤です。依頼を送る前に次の項目を決めておくと、回答が届き始めてから迷う場面が減ります。

項目	決める内容の例
依頼先の名簿	依頼する相手、担当者、連絡先、照合に使うID
回答期限	内容の確認と差し戻しにかかる期間を見込んで、最終的に回答をそろえたい日から逆算した日
回答方法	ファイルを返送してもらうのか、回答フォームに入力してもらうのか（一つに絞る）
問い合わせ先	設問の意味が分からないときの担当者と連絡先
リマインドと催促の予定	期限前・期限後に、誰へ、いつ連絡するか
確認の担当	届いた回答の内容を誰が確認するか

回答期限は、質問の数、回答に必要な資料、相手の社内での確認や承認の有無から決めます。委託先へのセキュリティ確認のように、相手が社内の複数の部署に照会する必要がある場合は、依頼する側の都合だけで短い期限を置かないようにします。

回答方法を一つに絞るのは、Excelファイルの返送を依頼すると、様式を書き換えて返す相手、PDFで返す相手、メール本文に書いて返す相手が出てきて、回収後の確認の手間が増えるためです。

回収から確認までの運用全体が今どの程度回っているかを点検したい場合は、次の診断も使えます。

依頼先ごとに1行で、依頼から確認完了までを追える管理表を作ります。次は記入例です（依頼先は架空、日付は2026年の例）。

ID	依頼先	依頼日	期限	状態	回答日	最終連絡日	確認者	確認完了日	メモ
V001	架空A社	10/1	10/15	完了	10/8	—	山田	10/10
V002	架空B社	10/1	10/15	未回答	—	10/8（リマインド）	—	—	担当者が10/20まで不在と連絡あり
V003	架空C社	10/1	10/15	差し戻し	10/9	10/11（差し戻し）	山田	—	設問5の資料を依頼中
V004	架空D社	—	—	対象外	—	—	—	—	9月で契約終了

「最終連絡日」と「メモ」には、いつ何を連絡したか、相手から聞いた事情を残します。担当者が不在のときも、誰が見ても状況が分かるようにするためです。

この記事の管理表では、状態を次のように分けています。状態の名前はこの記事の例で、自社の業務に合わせて決めてください。

状態	意味
未送信	名簿にはあるが、まだ依頼していない
未回答	依頼したが、回答が始まっていない
回答途中	入力を始めているが、提出されていない
回答済み	回答が提出され、内容の確認を待っている
差し戻し	不備があり、再提出を依頼している
完了	内容の確認まで終わっている
対象外	重複、契約終了、確認不要など

「対象外」を未回答のまま残すと、回収率や未回答の件数が正しく見えなくなります。回収率を確かめるときは、対象外を分母から除きます。また、回答が届いた割合と、内容の確認まで終わった割合を分けると、どこで止まっているかが分かります。

• 提出率＝一度でも回答を提出した依頼先の数÷有効な依頼先の数
• 完了率＝内容の確認まで終わった依頼先の数÷有効な依頼先の数

いつ、誰に連絡するかを、依頼を送る前に決めておきます。次は予定の例です。期限や連絡の回数に一律の正解はないため、業務と相手に合わせて決めてください。

時点	すること	対象
依頼日	依頼を送る。リマインドの予定もあわせて伝える	全員
期限の1週間前	リマインド	まだ回答していない相手
期限の翌日	催促	まだ回答していない相手
期限から1週間後	個別に連絡し、事情を確認する	まだ回答していない相手
回答が届いてから数日以内	内容を確認し、必要なら差し戻す	回答があった相手

依頼のときに「期限の1週間前と期限後にご連絡します」と伝えておくと、リマインドや催促は約束どおりの事務連絡になります。

文面は、相手を責める調子ではなく、期限と回答方法を改めて伝える事務的な内容で足ります。

期限前のリマインドの例：

先日お願いしましたチェックシートについて、回答期限が○月○日となっております。お手数ですが、期限までに以下のURLからご回答をお願いいたします。すでにご対応いただいている場合は、行き違いをご容赦ください。

期限後の催促の例：

○月○日を期限にお願いしておりましたチェックシートについて、ご回答をまだ確認できておりません。ご多用のところ恐れ入りますが、○月○日までに以下のURLからご回答をお願いいたします。ご事情により回答が難しい場合は、本メールへの返信でお知らせください。

催促しても回答がない場合の扱いや、催促のルールの決め方は、委託先からセキュリティチェックシートが返ってこないときで解説しています。

回答が届いても、空欄や記載の不備があれば、回収は終わっていません。内容を確認し、不備があれば差し戻して再提出を受けるところまでを、回収管理の範囲に含めます。管理表の「回答済み」と「完了」を分けているのはこのためです。空欄や「対応予定」などの判断に迷う回答をどう扱うかは、セキュリティチェックシートの回答をどう確認するかで解説しています。

個人データの取扱いを委託する個人情報取扱事業者には、委託先への必要かつ適切な監督が義務付けられています。個人情報保護委員会のガイドライン（通則編）は、その具体的な進め方として、定期的な監査等で契約内容の実施状況を調べ、委託内容等の見直しも含めて評価することを「望ましい」としています。確認した内容と結果を残しておくと、委託先をどのように確認したかを後から説明する材料になります。

依頼先が少なく、回答の形式がそろっていて、担当者が決まっているなら、Excelの管理表とメールで十分に回ります。名簿と回答済みリストを照合して未回答者を出す方法は、Excelで未回答者を抽出する方法で数式とともに紹介しています。

一方で、回答の形式がばらつく、複数の担当者で管理する、差し戻しが増える、といった条件が重なると、受信トレイと管理表を突き合わせる作業や、催促の対象を確かめる作業が増えていきます。

依頼から確認完了までを、一つの画面で追いたい場合は、チェックシートのツールで試す方法があります。マモリスでは、回答者はログイン不要・無料で回答でき、下書きを保存して後日続きを入力できます。

マモリスの画面で表示されるステータスは、この記事の管理表の状態とは名前と区分が異なります。

この記事の管理表の状態	マモリスの回答一覧のステータス
未回答	回答前
回答途中	回答中（下書きを保存した回答も「回答中」と表示される）
回答済み	回答済み
差し戻し	差し戻した回答は、回答者が修正して再提出する（回答者詳細の画面には「回答中（差し戻し中）」という表示の記載がある）
完了	確認済み
未送信・対象外	画面のステータスにはないため、社内の管理表で持つ

次の順番で試すと、自社の回収管理に合うかを確かめやすくなります。

1. 無料登録し、いま回収しているチェックシートと同じ内容のチェックシートを1つ作り、回答期限を設定する
2. 依頼先のうち2〜3の相手を回答者として登録し、回答を依頼する
3. チェックシート詳細の回答一覧で、「回答前」と「回答中」の両方を確認し、まだ提出していない相手を見落とさないようにする。差し戻した相手は、初回の回答がまだ届いていない相手とは分けて管理表に記録する
4. 回答期限を設定すると、回答前・回答中の相手には、期限の10日前・3日前・当日にリマインドメールが自動で送られます。この記事の予定表の「期限の1週間前」とは別の日程なので、管理表の予定と照らし合わせて重複がないか確かめる
5. 期限を過ぎたら、回答一覧の「回答催促メール一括送信」で、回答前・回答中の相手にまとめて催促メールを送る（手動の操作）
6. 届いた回答を開いて内容を確認し、不備があればコメントを付けて差し戻す。問題がなければ「チェック完了」で確認済みにする

毎週・毎月・毎年の定期的な確認には、繰り返し依頼の設定を使えます。指定した日時に1回だけ依頼を送る予約送信（有料プラン）とは別の機能です。

Q1. 催促は何回まで送ってよいのでしょうか？失礼にならないか不安です。

回数だけでなく、依頼のときにリマインドの予定を伝えているか、文面が事務的であるかも大切です。依頼時に「期限の1週間前と期限後にご連絡します」と伝えておけば、催促は約束どおりの連絡になります。

Q2. 回収率を上げるには何が有効ですか？

依頼の時点の設計が大きく影響します。回答にかかる時間の目安を伝える、回答方法を一つに絞る、設問を回答者が答えられる粒度にする、期限前のリマインドを入れる、といった方法を検討します。

Q3. 回答期限はどのくらいに設定すればよいですか？

一律には決められません。質問の数、回答に必要な資料、相手の社内での確認や承認の有無、休業日などから逆算します。担当者だけで答えられる簡単な確認と、複数の部署への照会が必要なセキュリティチェックでは、必要な期間が違います。

Q4. 回答は届いたものの、空欄やあいまいな記載が多い場合はどうすればよいですか？

そのまま受け取らず、どの項目が足りないかを示して差し戻します。空欄のまま受け取って確認する側で埋める運用にすると、回収のたびに確認の負担が増えます。

Q5. 回収した回答はどのくらいの期間保管すべきですか？

法令で一律の期間が決まっているものではありません。契約の内容、社内の文書管理規程、監査の周期、過去の回答との比較に必要な期間を踏まえて決めます。

本記事は、以下の情報をもとに作成しています（2026年10月16日確認）。

• 個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）｜個人情報保護委員会
• チェックシートの詳細を確認する｜マモリス操作マニュアル
• チェックシートの新規登録｜マモリス操作マニュアル
• チェックシートに回答する｜マモリス操作マニュアル